在不少工程项目、制造车间或临时劳务现场，开工第一天往往从一件事开始：给一大批人做信息登记。听起来不复杂，但真要落到现场，效率低、错误多、流程乱，几乎是常态。
尤其是上百人集中进场，要求实名制、证件齐全、数据能导入系统，登记工作常常成了“开工的第一道卡”。
有没有可能在1小时内，高质量地完成100个劳务人员的信息登记？这篇文章就来聊聊，怎么通过合适的流程设计和工具选择，把这件事做得快、准、省。
01 为什么传统登记方式总是出问题？
在很多单位，登记流程大概是这样的：发纸表让人手写，拍身份证🪪照片，回收之后再由管理人员人工录入成Excel，最后导入到实名制平台或系统中。
乍一看，这种做法省钱、简单。但操作起来效率低、差错多。比如，纸上手写容易出错，身份证🪪照片模糊或反光导致信息难以读取，人工录入不仅耗时还经常出现格式不统一的问题。再加上数据存放分散，安全性也难以保障。
现场一乱，往往就要投入更多人手去“救火”，不仅耗时，还耽误项目节奏。
02 如果目标是1小时内完成登记，要解决哪些问题？
想在一小时内完成100人次的信息采集，得满足几个条件。
首先，登记流程要支持并发，不能一人一人的来填，效率太低。其次，填写过程要尽可能减少手动输入，尤其是身份证🪪号、证件编号这类容易出错的字段。再者，信息结构要统一，方便导入系统或统一管理。最后，填写方式必须够简单，适应不同文化程度和手机使用能力的人群。
这些要求决定了，传统纸质表格或者纯人工录入基本难以胜任，需要借助合适的『数字化』工具来辅助。
03 常见登记方式对比
我们来横向对比几种常用的信息收集方式，看看各自适合的场景和表现。
纸质登记配合人工录入，适合小规模、无网络环境的现场，优点是工具简单，但效率低、出错率高，后续数据整理工作量大。
使用Excel模板+拍照上传，适合带电脑的固定办公场景，效率有所提升，但依然依赖人工整理和重复劳动，容易出错。
扫码进入电子表单填写，是目前较为常见的方式。通过二维码让人员在手机端填写内容，支持并发操作，效率明显提高，但仍然需要人工输入信息。
如果在扫码表单中加入AI识别能力，例如身份证🪪识别，就能显著提高准确率和速度。只需拍照上传身份证🪪，系统就能自动提取姓名、证件号等信息并填入表单，大大减少打字环节，适合现场高效登记使用。
04 什么是“二维码+AI识别”方案？
这个方式的核心，就是通过一个二维码链接到自定义的电子表单，劳务人员用手机扫码进入后填写信息，并上传身份证🪪等证照照片，系统自动提取内容填入表单字段。
整个流程大致如下：
管理员提前配置好表单，设置好要收集的字段，比如姓名、身份证🪪号、联系方式、岗位等；
表单内嵌入AI识别组件，如身份证🪪识别、学历证识别等；
到现场后，张贴二维码或分发纸质二维码卡片，人员扫码填写；
拍照上传证件照片后，系统自动识别并填入关键信息；
填写完成后，后台实时汇总数据，可导出用于入系统或其他用途。
这种方式支持并发操作，每人只需花30秒左右，100人同时进行时，1小时完成是完全可以实现的。
05 用什么工具可以实现？
目前不少工具都支持二维码表单的搭建，但如果希望具备AI识别能力，需要工具本身提供OCR组件。
草料二维码是一个常见选择，支持创建自定义表单，并提供多种AI识别组件，如身份证🪪、营业执照、电表、仪表盘、学历证等。设置方式较为简单，适合现场快速部署。
其他工具如简道云、轻流等也支持自定义表单配置，但设置过程相对复杂，适合有技术支持的企业内部使用。
腾讯问卷、小鹅通等工具则偏向轻量级问卷，不支持证件识别，适用场景有限。
从功能完备性与使用门槛的平衡来看，草料二维码是一个适合多数企业的解决方案，特别是在对信息采集结构化和效率要求较高的场景中。
06 现场操作怎么安排更高效？
工具选好了，现场执行也很关键。一个合理的流程可以让效率最大化。
首先，提前准备好表单，设置好所需字段，测试AI识别是否准确。
打印二维码张贴在进场处，或直接印在胸卡、通知单上发给人员。
安排1~2名引导员，协助不会使用手机的个别人员操作扫码和拍照。
允许人员分批扫码填写，后台实时监控填写进度，如发现遗漏可以提醒补录。
如有个别不具备操作能力人员，可准备备用手机或平板，由工作人员协助填写。
完成后，管理员可直接导出数据为Excel表格。
07 使用过程中有哪些注意事项？
字段设置不宜太多，突出关键信息；
提前测试能发现字段设置问题或识别异常，避免临时修改影响流程；
表单导出格式建议提前确认，避免身份证🪪号被Excel自动处理为科学计数等错误格式。
08 总结
信息登记看似是一件简单的小事，实则直接影响到项目启动、用工合规、后续管理等多个环节。过去那种靠纸、靠拍照、靠人工整理的方式，不仅效率低、问题多，还经不起规模化使用的考验。
通过二维码表单配合AI识别组件，可以让信息登记这件事变得轻量、高效、可靠。人员扫码后上传证件，系统自动识别填写，无需人工输入，大幅减少操作时间与错误。
如果你所在的单位或项目，也需要经常进行人员信息收集工作，不妨试试这种方式。工具本身并不复杂，关键是流程清晰、现场组织合理。用好之后，原本要花一上午的活儿，压缩到一小时之内完全可以做到。
