作为一名高校信息化建设者，我曾长期被研修室管理问题困扰。我校拥有30余间研修室，日均使用量超过200人次。传统的"登记本+钥匙柜"模式存在诸多弊端：
预约混乱：学生需提前到管理处排队，经常出现"先到先得"的争执；
管理低效：管理员每天要处理数十次钥匙收发，还发生过钥匙丢失事件；
资源浪费：约30%的预约者最终未到场，但系统无法自动释放资源。
2023年初，我们团队决定进行『数字化』改造，最终选择了启辰智慧预约系统+配套联网智能锁的解决方案。
一、实施方案：三步走落地智慧管理1）线上预约系统部署（1天完成）启辰智慧预约系统的优势在于开箱即用，不用安装程序，学生通过小程序/网页端可实时查看各研修室使用状态（如下图），支持按半小时为单位精准预约：
2）智能规则配置：
1、每人每日限约1次，需提前1天预约，单次最长预约2小时；
2、考试周自动延长单次最长使用时长至4小时；
3、特殊时段（如论文答辩季）启用院系审核流程。
经验分享：建议提前2周收集各院系课表，将固定课程时段直接锁定，避免与自主预约冲突。
3）智能门锁安装调试（1天完成）
启辰智慧预约系统配套的NB-IoT/4G联网智能锁让我们眼前一亮：
1、安装简单：无需布线，4节5号电池供电即可自动联网（实测续航达8-14个月，具体看电池品牌和质量）；
2、无缝对接：锁具出厂已预置系统对接协议，智能锁开机就会自动完成联网配置，管理员登记即可完成与房间的绑定；
3、多重开锁方式：除临时密码外，还支持管理员远程开锁、机械钥匙、IC卡、指纹和蓝牙开锁（应对突发情况）。
4、远程管理：智能锁可以远程查看电量、远程开锁、远程查询记录、调节音量等，方便管理。
踩坑提醒：初期有2间研修室因位置偏僻导致信号不稳，通过加装物联网信号放大器解决。
二、智能规则闭环设计系统实现了全流程自动化：1、学生预约成功即时收到含6位临时密码的短信（格式如："【启辰智慧预约】您已成功预约303研修室，密码：58#21，有效时段：今日14:00-16:00"）
2、开锁即签到：首次输入密码开锁后，系统自动标记"已使用"；
3、失信惩戒：若预约后未开锁，系统自动限制该账号1天内无法预约；
规则需动态优化：我们根据学期不同阶段调整了预约时长限制（如期末周适当放宽）；
预留应急通道：保留5%的线下预约额度（如老人机用户），避免"一刀切"；
目前，该模式已推广至我校实验室、校招面试间、大学生活动排练室、体育场馆等场景。欢迎同行交流探讨，『数字化』转型没有标准答案，但共享经验能让我们少走弯路。
